Privacyverklaring
We gebruiken persoonsgegevens om je bestelling te verwerken, je vragen te beantwoorden en onze webshop te laten werken. Hier lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Stoak is de handelsnaam van WMK Internet Solutions BV, verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij de webshop stoak.be.
Olmensesteenweg 159, 3945 Ham, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0848.501.560
E-mail: info@stoak.be
Telefoon: +32 497 30 42 94
Voor privacyvragen kun je contact opnemen met Stoak via info@stoak.be.
2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?
Bestellen en leveren
Bij een bestelling verwerken we je naam, e-mailadres, factuur- en leveradres, bestelgegevens en betalingsstatus. Als je een telefoonnummer invult, gebruiken we dit waar nodig voor contact over je bestelling of levering. Deze verwerking is nodig om de overeenkomst uit te voeren. Zonder de noodzakelijke bestel- en adresgegevens kunnen we je bestelling niet verwerken.
Betalen en factureren
De betaalprovider verwerkt de gegevens die nodig zijn voor de gekozen betaalwijze. Wij gebruiken de betalingsreferentie en status voor de afhandeling van je bestelling. Factuurgegevens verwerken we ook om aan wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.
Vragen, retouren en garantie
Als je ons contacteert, verwerken we je contactgegevens, bericht en eventuele orderinformatie of foto’s. Vragen over een aankoop behandelen we voor de uitvoering van de overeenkomst of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Algemene vragen behandelen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om klanten en geïnteresseerden te helpen.
Een klantenaccount
Als je een account aanmaakt, verwerken we je accountgegevens en de daaraan gekoppelde bestelgeschiedenis om de accountdienst te leveren. Je hoeft geen onnodige gegevens in je account op te nemen.
Nieuwsbrief
Als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, gebruiken we je e-mailadres op basis van je toestemming. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink of door ons te mailen. Afmelden heeft geen gevolgen voor berichten die nodig zijn om een bestelling af te handelen.
Beveiliging en websitegebruik
Voor beveiliging kunnen technische gegevens, zoals IP-adres en loggegevens, worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen en de webshop te beschermen. Metingen en advertentietracking waarvoor toestemming nodig is, mogen pas na je keuze worden geactiveerd.
Voor nieuwsbrieven gebruiken we Mailchimp. Google Analytics helpt ons het gebruik van de webshop te begrijpen. Google Ads en de Meta-pixel gebruiken we voor advertentiemeting en, na toestemming, relevante advertenties. Daarbij kunnen technische identificatoren, bekeken pagina’s, interacties en aankoopgebeurtenissen worden verwerkt. Voor deze niet-noodzakelijke metingen en advertentietoepassingen vragen we toestemming.
3. Met wie delen we gegevens?
Voor een bestelling en de werking van de webshop kunnen gegevens worden gedeeld met betaalproviders, vervoerders, leveranciers die rechtstreeks leveren, hosting- en e-maildiensten en dienstverleners voor onze administratie. Alleen gegevens die nodig zijn voor hun taak horen daarbij.
Een leverancier die rechtstreeks bij je levert, ontvangt bijvoorbeeld de bestel- en leverinformatie die daarvoor nodig is. Stoak blijft je aanspreekpunt voor de aankoop. Sommige dienstverleners verwerken gegevens in onze opdracht; andere hebben eigen wettelijke verantwoordelijkheden. Met verwerkers maken we passende afspraken.
We gebruiken Combell voor hosting, Microsoft 365/Exchange voor e-mail, Mollie voor betalingen en Mailchimp voor nieuwsbrieven. Google levert Analytics en Ads; Meta levert de Meta-pixel. Voor leveringen gebruiken we onder meer Bpost, PostNL en DPD. Leveranciers die rechtstreeks verzenden ontvangen de daarvoor noodzakelijke bestel- en adresgegevens. Voor administratie en wettelijke verplichtingen kunnen ook onze boekhouder en bevoegde instanties gegevens ontvangen.
4. Worden gegevens buiten de EER verwerkt?
Door diensten van Microsoft, Mailchimp, Google en Meta kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. De diensten voorzien in hun voorwaarden passende doorgiftekaders, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit voor gecertificeerde ontvangers of standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende waarborgen. Je kunt ons om informatie over de op jouw gegevens toepasselijke afspraken en om een kopie van relevante waarborgen vragen via info@stoak.be. Zie ook Mailchimp, Google, Microsoft en Meta.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze gebruiken, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en de behandeling van eventuele aanspraken.
| Gegevens | Bewaartermijn of criterium |
|---|---|
| Facturen en fiscale administratie | Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. De termijn wordt bepaald door de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, gerekend vanaf het wettelijk voorgeschreven startmoment. Bij een lopende controle of geschil bewaren we de daarvoor noodzakelijke stukken langer. |
| Bestellingen, retouren en garantie | Zolang nodig voor uitvoering, garantie en eventuele juridische aanspraken. Na uitvoering bewaren we alleen de gegevens die nog nodig zijn voor garantie, openstaande dossiers, wettelijke verplichtingen of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Zodra die redenen vervallen, verwijderen of anonimiseren we de gegevens. |
| Algemene contactvragen | Maximaal 24 maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling. Wordt de vraag onderdeel van een bestelling of geschil, dan volgt ze de bewaartermijn van dat dossier. |
| Nieuwsbrief | Tot afmelding, eventuele minimale bewijs- of uitsluitingsgegevens alleen zolang nodig voor hun eigen doel. |
| Account en technische logs | Accountgegevens zolang het account actief is of totdat je verwijdering vraagt, met behoud van noodzakelijke bestel- en administratieve gegevens. Beveiligingslogs maximaal 90 dagen, tenzij onderzoek naar een concreet incident langere bewaring nodig maakt. |
| Cookies | Per cookie vermeld in het gecontroleerde cookieoverzicht. |
6. Cookies en vergelijkebare technieken
De webshop gebruikt noodzakelijke technieken om bijvoorbeeld je winkelmand en sessie te laten werken. Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare tracking vragen we vooraf toestemming. Je bezoek op zich is geen toestemming.
Je moet je keuze kunnen aanpassen en toestemming even eenvoudig kunnen intrekken als geven. De precieze levensduur en werking verschillen per techniek en aanbieder. De cookie-informatie bij de instellingen moet overeenkomen met de gebruikte technieken.
Google Analytics dient voor gebruiksstatistieken. Google Ads en de Meta-pixel dienen voor advertentiemeting en eventuele personalisatie. De cookie-instellingen van de webshop bieden een keuze voor deze toepassingen. Je kunt toestemming intrekken via deze instellingen; mail ons als je hulp nodig hebt. De toestemming staat los van het plaatsen van een bestelling.
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies en misbruik. Toegang hoort beperkt te zijn tot personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben. Deel via een contactformulier geen wachtwoorden, volledige betaalkaartgegevens of andere onnodige gevoelige informatie.
Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen. Deel daarom geen wachtwoorden of volledige betaalkaartgegevens in berichten aan onze klantendienst.
8. Welke rechten heb je?
Afhankelijk van de verwerking kun je inzage en een kopie vragen, fouten laten verbeteren, gegevens laten wissen, verwerking laten beperken of bezwaar maken. Onder de wettelijke voorwaarden kun je gegevens ook laten overdragen. Tegen verwerking voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken zonder dat de eerdere verwerking daardoor onrechtmatig wordt.
Mail je verzoek naar info@stoak.be. Vermeld voldoende informatie om je terug te vinden. Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen we aanvullende informatie vragen; stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van je identiteitskaart.
We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; daarover informeren we je tijdig. Een wettelijke bewaarplicht kan verhinderen dat we bepaalde gegevens meteen verwijderen.
9. Geautomatiseerde beslissingen
Voor betalingen kunnen Mollie of de gekozen betaaldienst eigen controles uitvoeren op veiligheid, fraude of kredietwaardigheid. Hun privacyinformatie beschrijft welke gegevens daarvoor worden gebruikt en welke rechten je daarbij hebt. Je kunt ons contacteren voor uitleg over de behandeling van je bestelling.
10. Een klacht of wijziging
Heb je vragen over de verwerking van je gegevens? Contacteer ons gerust. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder.
Bij wijzigingen van onze dienstverlening werken we deze verklaring bij. Als een wijziging dat vereist, informeren we je afzonderlijk of vragen we opnieuw toestemming.
Je privacyvraag
Voor vragen en verzoeken over persoonsgegevens:
Gebruik de onderwerpregel ‘Privacyvraag’, zodat we je bericht gericht kunnen behandelen.